業務シナリオ別 ビフォーアフター

7つの業務課題、それぞれの変化

01 シフト・勤務表管理 繰り返しの手作業が、自動化される
▲ 月80%削減
導入前の現場
😮‍💨職員ごとの公休・有休・勤務可否を毎月手動で集約している
😮‍💨フォーム回答を見ながら別シートへ手入力→転記ミスが頻発
😮‍💨日付・曜日・色分けを毎回手動で調整している
😮‍💨月次シフト完成まで延べ3〜5時間かかる
diletto by AI Skill Exchange 導入後
フォーム回答が自動的にシフト表へ反映される
未回答者は空欄のまま処理され、誤入力がゼロになる
日付・曜日・色分けのルールがロジックとして固定化される
月次シフト作成が数分で完成する状態に到達
02 連絡文・テンプレート 毎回ゼロから書く作業が、なくなる
▲ 月70%削減
導入前の現場
😮‍💨保護者・取引先への連絡文を担当者が毎回ゼロから書いている
😮‍💨担当者によって文章の丁寧さ・品質にバラつきがある
😮‍💨催促文・謝罪文・依頼文をどう書くか毎回迷う
😮‍💨引継ぎ時に連絡の型が共有されず、新担当が困る
diletto by AI Skill Exchange 導入後
状況別テンプレートが揃い、選んで微修正するだけでよくなる
誰が対応しても同じ品質の連絡が出せるようになる
催促・謝罪・依頼の文体ガイドラインが整備される
テンプレートが引継ぎ資料になり、教育コストが下がる
03 帳票・PDF・メール処理 1件ずつの手作業が、一括自動化される
▲ 月90%削減
導入前の現場
😮‍💨請求書・確認書・報告書をExcelで作り、PDFに変換して1件ずつ送る
😮‍💨フォームの回答→シート転記→PDF作成→Drive保存→メール送信がすべて手作業
😮‍💨件数が増えるほど工数が線形に増え、残業が増える
😮‍💨送り忘れ・ファイル名ミス・添付漏れが発生する
diletto by AI Skill Exchange 導入後
フォーム回答をトリガーに、PDF生成・命名・保存・メール送信まで自動で完結
GAS の連携で Google Workspace 内の全工程がつながる
件数が増えても処理時間はほぼ変わらない(スケーラブル)
ファイル命名規則・送信先・本文が固定化され、ミスがなくなる
04 属人化・引継ぎ 「その人しかわからない」仕事が、なくなる
採用・教育コスト削減
導入前の現場
😮‍💨担当者が休むと業務が完全に止まる
😮‍💨やり方が頭の中にしかなく、引継ぎに1〜2週間かかる
😮‍💨退職リスクが業務リスクに直結している
😮‍💨新人が独り立ちするまでに時間がかかり生産性が落ちる
diletto by AI Skill Exchange 導入後
業務フロー・テンプレート・自動化ロジックが整備され、誰でも対応できる
引継ぎがドキュメントと仕組みで完結する
特定の人への依存が減り、退職リスクが業務に影響しなくなる
新人が仕組みを使って即日から動けるようになる
05 確認・催促対応 「まだですか?」の往復が、なくなる
▲ 月60%削減
導入前の現場
😮‍💨提出締切を守らない相手へ毎回個別に催促メールを送っている
😮‍💨状況確認のための電話・メールが1日の業務時間を圧迫している
😮‍💨誰が回答済みか・未提出かをスプレッドシートで管理している
😮‍💨催促が遅れると業務全体が滞る
diletto by AI Skill Exchange 導入後
フォーム未回答者を自動抽出し、催促メールを自動送信できる
回答状況がリアルタイムでシートに反映され、確認の手間がなくなる
催促が仕組み化されるため、人間関係への影響が減る
担当者が確認業務から解放され、本来業務に集中できる
06 ミス・リスク管理 ミスしてから直すのではなく、ミスが起きない設計になる
▲ 95%削減
導入前の現場
😮‍💨手入力・転記によるミスが定期的に発生している
😮‍💨ミスが発覚するたびに確認・修正・謝罪の対応が生まれる
😮‍💨計算・集計のミスが取引先・利用者に直結することがある
😮‍💨ミスを防ぐための確認作業自体にも工数がかかる
diletto by AI Skill Exchange 導入後
入力→処理→出力がロジックで固定化され、人為的ミスの余地がなくなる
ミスの事後対応にかかっていた工数がゼロになる
信頼性が上がり、取引先・利用者からの評価が向上する
「ダブルチェック」などの確認作業自体が不要になる
07 資料・報告書作成 半日かかっていた作業が、数十分になる
▲ 月70%削減
導入前の現場
😮‍💨会議資料・報告書・提案資料を毎回ゼロから作っている
😮‍💨伝えたい内容の整理・構成・文章化にも時間がかかる
😮‍💨担当者によって資料のクオリティに差が出る
😮‍💨急ぎの資料依頼に対応しきれないことがある
diletto by AI Skill Exchange 導入後
資料のひな型・構成パターンが整備され、埋めるだけで完成する
AI活用で下書き生成→確認・修正だけに集中できる
誰が作っても一定品質以上の資料が出来上がる
急ぎの依頼も既存テンプレートで即対応できる

まとめ

7業務の改善効果 一覧

業務カテゴリ 導入前の状態 diletto by AI Skill Exchange 導入後
シフト・勤務表 手作業で月3〜5時間。転記ミス多発。 自動反映で数分。ミスゼロ。
連絡文・テンプレート 毎回ゼロから作成。品質バラつき。 テンプレートで即対応。品質均一。
帳票・PDF・メール 1件ずつ手動処理。1日がかり。 トリガーで全自動。数分で完了。
属人化・引継ぎ 特定の人しか対応できず業務リスク大。 仕組みで誰でも対応可。継続性向上。
確認・催促対応 個別に手動催促。1〜2時間/日を消耗。 自動抽出・自動送信。確認作業ゼロ。
ミス・リスク管理 頻発するミスとその事後対応。 ロジック固定でミス自体が起きない。
資料・報告書作成 毎回ゼロから。半日〜1日かかる。 ひな型+AI活用で30分以内に完成。

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